Kameraüberwach- ungsrichtlinie

Wichtige Vorabinformation zur Kameraüberwachungsrichtlinie bezüglich unserer Clubs in Deutschland!

Diese Kameraüberwachungsrichtlinie basiert auf der vollen Funktion unserer Systeme und Prozesse bezüglich unseres Kamera-Alarmsystems. Dies ist derzeit nicht der Status in unseren deutschen Clubs. Dennoch möchten wir verdeutlichen, dass unser Ziel ist, mit unserem speziellen Alarmsystem die Sicherheit unserer Mitglieder und Mitarbeiter zu gewährleisten. Deshalb veröffentlichen wir die Kameraüberwachungsrichtlinie, wie sie zukünftig funktionieren wird.

Derzeit ist das System in Deutschland noch nicht voll funktionsfähig. Nachfolgend erklären wir die drei Phasen, mit denen wir unser System voll funktionsfähig machen und in welcher Phase wir uns in unseren deutschen Clubs befinden.

Phase 1 (das ist zur Zeit die aktuelle Situation in Deutschland)

Die Kameras werden nur zum Schutz des Eigentums und der Ausrüstung außerhalb der Öffnungszeiten verwendet. Das bedeutet, dass das System während der Öffnungszeiten noch nicht genutzt wird.

Phase 2 (gilt noch nicht in Deutschland)

Die Kameras werden auch während der Öffnungszeiten in Betrieb sein. Basic-Fit sieht niemals Bilder durch aktive Live-Überwachung, sondern verwendet Bilder nur reaktiv, nachdem ein Vorfall wie Diebstahl, Aggression, Gewalt, Einbruch usw. gemeldet wurde.

Phase 3 (gilt noch nicht in Deutschland)

Das System ist an die MARC, die Alarmzentrale von Basic-Fit, angeschlossen und voll funktionsfähig, wie in dieser Kameraüberwachungsrichtlinie erläutert wird. Auch die Gegensprechanlagen und Panikknöpfe werden betriebsbereit sein. Diese Phase ermöglicht es Basic-Fit, die Clubs unabhängig von der Verfügbarkeit des Personals rund um die Uhr geöffnet zu halten.

Präambel 

Qualität, Gesundheit und Sicherheit sind für Basic-Fit außerordentlich wichtig. Unsere Mitglieder und Mitarbeiter sollen sich in ihrem Sportclub wohl- und sicher fühlen. Um dies so weit wie möglich zu gewährleisten, werden unsere Sportclubs, Gebäude und Anlagen durch Kameras geschützt. Wenn sich zum Beispiel eines unserer Mitglieder unwohl fühlt oder eine Gefahr wie ein Angriff/Aggressivität besteht, kann unsere Notrufzentrale (NEN- und ISO-zertifizierte Alarmzentrale des Unternehmens) sofort den Notdienst verständigen.

Wir sind uns voll und ganz darüber im Klaren, dass die Kameraüberwachung auch die Privatsphäre unserer Mitglieder und Beschäftigten beeinträchtigt, und deshalb überwachen wir mit äußerster Sorgfalt. So gibt es zum Beispiel keine Kameraüberwachung in Umkleideräumen oder Sanitäranlagen und die Überwachung erfolgt grundsätzlich nur reaktiv. Das bedeutet, dass die Bilder nur nach der Meldung eines Vorfalls gesichtet werden.

Diese Kameraüberwachungsrichtlinie legt Regeln und Grundsätze fest, um die Privatsphäre unserer Mitglieder und Beschäftigten so weit wie möglich zu schützen. Außerdem bietet sie Transparenz über unsere Methoden. Basic-Fit ist bestrebt, die Kameraüberwachung auf möglichst ehrliche und transparente Weise einzusetzen. 

1. Definitionen

a) Zugangsbetrug: Zugang zu Sporteinrichtungen durch eine Person, die kein Mitglied von Basic-Fit ist.
b) MARC: Monitoring Alarm Receiving Center, die zertifizierte Unternehmensalarmzentrale von Basic-Fit
c) CSI: Das Kundenservice-Intercom-Team, ein spezielles Team, das die Sprechanlagen bedient und als erste Anlaufstelle bei Vorfällen fungiert.
d) Betroffene Personen: Personen, die auf den Bildern der Kamera zu sehen sind.
e) Allgemeiner Bereich: Bereiche für die allgemeine Nutzung wie Vorratskammern, Küchen oder Verkehrsbereiche.
f) Vorfall: ein unerwünschtes Ereignis wie Diebstahl, Gewalt, Angriffe, Vandalismus, Zugangsbetrug, sonstige Straftaten oder akute (medizinische) Notfälle oder der Verdacht auf ein solches Ereignis.
g) RSC: Das Remote Surveillance Center, die Fernüberwachungszentrale, welche für die Nachverfolgung und Untersuchung von Vorfällen zuständig ist.
h) Unbefugte: Personen, die nicht berechtigt sind, das Gebäude oder den Raum zu betreten, oder die böswillig handeln.

2. Zweck und Umfang der Kameraüberwachung 

2.1 Diese Richtlinie gilt für Basic Fit International B.V. mit Sitz in der Wegalaan 60, 2132 JC Hoofddorp in den Niederlanden und alle mit ihr verbundenen juristischen Personen in den Niederlanden, Belgien, Luxemburg, Frankreich, Spanien und Deutschland.
2.2 Basic-Fit führt die Kameraüberwachung für folgende Zwecke durch:

a) Zum Schutz seiner Mitglieder und Beschäftigten bei Gefahr durch Belästigung, Angriffe/Aggressivität, Gewalt, (sexuelle) Belästigung und andere Straftaten.
b) Um die Gesundheit seiner Mitglieder und Beschäftigten im Falle eines medizinischen Notfalls zu schützen.
c) Um den Zutritt durch Unbefugte zu verhindern.
d) Um Fälle von Beschädigung oder Diebstahl von Waren und Eigentum von Basic-Fit, seinen Mitgliedern oder Beschäftigen zu verhindern oder zu untersuchen.

2.3 Der Umfang der Kameraüberwachung durch Basic-Fit ist begrenzt auf:

a) Die Überwachung in den Basic-Fit angeschlossenen Sportclubs und anderen Gebäuden von Basic-Fit sowie seinen angeschlossenen Unternehmen.
b) Die Überwachung der Standorte der Basic-Fit angeschlossenen Sportclubs und anderer Gebäude von Basic-Fit sowie seinen angeschlossenen Unternehmen, mit Ausnahme der Standorte und Sportclubs in Frankreich.

3. Bedingungen und Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der Privatsphäre

3.1 Die Kameraüberwachung findet nur unter folgenden Bedingungen statt:

a) auf eine Weise, welche die Privatsphäre unserer Mitglieder und Beschäftigten so weit wie möglich respektiert; die Kameraüberwachung findet niemals in Umkleideräumen, Sanitäranlagen, Einzelbüros oder anderen Orten statt, an denen Beschäftigte und Besucher ein hohes Maß an Privatsphäre erwarten können;
b) in einer Weise, die eine unnötige oder unverhältnismäßige Überwachung verhindert;
c) das bedeutet, dass Methoden wie verdeckte Kameraüberwachung oder versteckte Kameras nicht eingesetzt werden;
d) nur bei Bedarf in allgemeinen Bereichen. Allgemeine Bereiche werden zum Beispiel nur dann überwacht, wenn der Bereich auch ein Patchpanel-Rack, wertvolle Waren oder Vorräte enthält. Die betreffende Kamera ist nur auf das zu überwachende Objekt gerichtet und die Reichweite ist streng begrenzt, um die Privatsphäre der Nutzer des allgemeinen Bereichs so gut wie möglich zu gewährleisten. 

3.2  Die Kameraüberwachung ist keinesfalls dazu gedacht, Basic-Fit-Beschäftigte bei der Ausübung ihrer Arbeit und Aufgaben zu überwachen. Die Privatsphäre unserer Beschäftigten wird bei der Durchführung der Kameraüberwachung und der Verwendung der Kamerabilder so weit wie möglich respektiert. Nur wenn es den Anschein hat, dass eine(r) der Beschäftigten an Verstößen im Sinne von Artikel 2.2 dieses Reglements beteiligt ist, dürfen Bilder von der Basic-Fit-Personalabteilung gemäß dessen Vorgehensweisen eingesehen werden.
3.3 Es findet nur eine reaktive Überwachung statt. Die Fernüberwachung über die Kameras durch unsere Alarmzentrale dient immer der Verifizierung einer Alarmmeldung und ist immer mit einer eingehenden Alarmmeldung bzw. Alarmauslösung verknüpft.
3.4 Die Kameraüberwachung rund um die Gebäude und Standorte von Basic-Fit und den angeschlossenen Unternehmen muss so weit wie möglich auf deren Grenzen beschränkt sein und den öffentlichen Raum so weit wie möglich respektieren.

4. Niederlassungen, Art und Zweck der Kameraüberwachung

4.1  Die folgenden Arten von Kameras sind in den Sportclubs angebracht:

a)  Eingang
Außen- und Innenkameras, die auf den Eingang und die Eingangspforte gerichtet sind, um Zugangsbetrug oder unbefugten Zutritt zu verhindern.
b) Drehkreuze
Konfrontationsmonitor über den Drehkreuzen, um Zutrittsbetrug oder unbefugten Zutritt zu verhindern und um auf unser Kamerasystem aufmerksam zu machen. Der Aktionsradius ist begrenzt und die Besucher werden sich selbst beim Betreten der Drehkreuze sehen.
c)  Trainingsbereiche
Reaktive Überwachung mithilfe von Smartkameras. Die Smartkameras können Signale wie Aggressivität oder Unwohlsein durch Bewegungs- und Geräuschsensoren erkennen.
d)  GX-Bereich für (virtuelle) Gruppenkurse
Eine Kamera wird nur zum Zweck der anonymen Personenzählung aufgestellt. Die Kamera ist mit einer automatischen Unschärfetechnik ausgestattet, sodass Menschen auf den Bildern nicht zu erkennen sind. Außerdem ist eine reaktive Smart-Kamera eingebaut, um zu erkennen, wenn sich Personen unwohl fühlen.  
e) Patchpanel-Rackraum
Zur Überwachung der Server. Der Aktionsradius ist nur auf den Server beschränkt.
f) Kamera der Gegensprechanlage
Hierbei handelt es sich um eine Live-Verbindung zwischen dem Kundenservice-Intercom-Team und Mitgliedern oder Mitarbeitern, um Fernhilfe zu leisten oder Vorfälle zu melden. Dies ermöglicht dem Intercom-Agenten, die unmittelbare Umgebung des Anrufers im Falle eines Notfalls oder einer Gefahr zu überwachen.
g) Rund um das Gebäude und auf den Parkplätzen, mit Ausnahme der Basic-Fit Niederlassungen in Frankreich.
Um Diebstahl, Einbruch, Vandalismus oder Beschädigung vorzubeugen.

4.2 Sonstige (Büro)gebäude und Orte von Basic-Fit.

a) Eingang oder Bürogebäude und sonstige (Lager)gebäude.
Die Kamera ist auf den Eingang und die Eingangspforte gerichtet, um unbefugten Zutritt zu verhindern.
b) Verkehrsbereiche
Um unbefugten Zugang und Einbruch zu verhindern.
c) Rund um das Gebäude und auf den Parkplätzen, mit Ausnahme der Basic-Fit Niederlassungen in Frankreich.
Um Diebstahl, Einbruch, Vandalismus oder Beschädigung vorzubeugen.

5. Verantwortlichkeiten in Bezug auf die Kameraüberwachung

5.1  Die Kameraüberwachung wird vom Monitoring Alarm Receiving Center (MARC) durchgeführt, das ist die zertifizierte Unternehmensalarmzentrale von Basic-Fit. Zusätzlich können Bildfragmente für die Untersuchung und Nachverfolgung von Vorfällen angesehen und gespeichert werden.

5.2    Die Kameraüberwachung ist in 5 Bereiche unterteilt, die jeweils ihre eigenen Aufgaben haben. Die Geschäftsführung von Basic-Fit übernimmt die Verantwortung für das Ganze.

• Teil 1: System, IT und technische Verwaltung 
  Dieser Teil und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten werden in einem speziellen Protokoll unter der Aufsicht des Kameraüberwachungskoordinators weiter ausgearbeitet.
• Teil 2: Kameraüberwachung, Überwachung/Alarmüberprüfung
  Das Monitoring Alarm Receiving Center (MARC) ist für die Durchführung der Kamerafernüberwachung zuständig. Sie erhalten Benachrichtigungen über Vorfälle über das Kamerasystem, wenn dieses ausgelöst wird, oder über den Kontrollraum. Nach Erhalt einer Benachrichtigung kann sich das MARC bei der jeweiligen Kamera anmelden, um den Alarm zu verifizieren, die Situation zu überprüfen und ggf. den Notdienst zu kontaktieren. 
• Teil 3: Gegensprechanlagen
  Das Kundenservice-Intercom-Team (CSI) ist die erste Anlaufstelle für Mitglieder und Beschäftigte. Das Team erhält Benachrichtigungen zu Vorfällen über die Gegensprechanlage, per Telefon oder per elektronische Nachricht. Das CSI hält Live-Kontakt über die Gegensprechanlage mittels Bild und Ton. CSI ist ein engagiertes Team unter der Verantwortung der/des CSI-Teamleiterin/Teamleiters.
• Teil 4: Nachverfolgung eines Vorfalls
  Wenn ein Vorfall eine Nachverfolgung oder weitere Untersuchung erfordert, wird dies von autorisierten Beschäftigten des Remote Surveillance Center (RSC) von Basic-Fit übernommen. Die Bilder können nur dann eingesehen werden, wenn dies erforderlich ist und der Vorfall mit den in Artikel 2.2 dieser Richtlinie beschriebenen Zielen für die Kameraüberwachung in Zusammenhang steht.
• Teil 5: Überwachung der Einhaltung der Richtlinie
  Die Einhaltung dieser Richtlinie, der zugehörigen Protokolle und Verfahren wird vom Datenschutzbeauftragten, Sicherheitsbeauftragten und Compliance-Beauftragten von Basic Fit überwacht. In Bezug auf das MARC werden sie dabei von dem Datenschutzkoordinator und dem Sicherheitsbeauftragten des MARC unterstützt.

6.  Aufbewahrungsfristen für Bilder

6.1 Die Bilder werden lokal in unseren Sportclubs für höchstens 48 stunden gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.
6.2 Ton- oder Bewegungsfragmente, welche die intelligenten Kameras aktivieren, um das MARC zu alarmieren, werden nur zu diesem Zweck verwendet und können nicht weiter verarbeitet oder abgehört werden.
6.3 Falls erforderlich, kann MARC als Reaktion auf Vorfälle bestimmte Bildfragmente aufbewahren. Die Aufbewahrung erfolgt in einem gesicherten Lagerraum. Entsprechende Aufbewahrungsfristen wurden pro Vorfallskategorie festgelegt.
6.4 CSI speichert Video- und Audioaufnahmen von der Gegensprechanlage für maximal 1 Monat und nur zu Qualitäts- und Schulungszwecken.
6.5 Im Rahmen der Untersuchung und Nachverfolgung von Vorfällen kann RSC bestimmte Bildfragmente sichern und an einem sicheren Ort aufbewahren. Entsprechende Aufbewahrungsfristen wurden pro Vorfallskategorie festgelegt.

7. Transparenz

7.1  Basic-Fit ist transparent bezüglich der Nutzung der Kameras und deren Aufstellungsorte.
Basic Fit kommuniziert in dieser Hinsicht in erster Linie durch Warnschilder und kurze Informationen in den Sportclubs sowie sonstigen Gebäuden und Anlagen. In zweiter Linie kommuniziert Basic-Fit durch die Veröffentlichung dieser Richtlinie.
7.2 Eine Karte mit den installierten Kameras ist in jedem Sportclub verfügbar. Betroffene Personen können Auskunft darüber verlangen.

8. Zugriff auf das Bildmaterial und dessen Sicherung

8.1  Basic-Fit ergreift angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der gespeicherten Kamerabilder, die mindestens Folgendes umfassen:

• (Lokale) Speicherverschlüsselung.
• Gesicherte Serverräume.
• Basic-Fit schränkt die Bedienung und den Zugriff auf Kamerabilder auf eine speziell autorisierte Mitarbeitergruppe ein und führt darüber Buch.
• Die autorisierte Mitarbeitergruppe wurde angemessen geschult, hat ein Führungszeugnis vorgelegt und eine Vertraulichkeitserklärung unterzeichnet.
• Ein gesichertes Netzwerk für die Übertragung von Bildern aus den Sportclubs oder anderen Orten.
• Es werden Logfiles erstellt, um nachprüfen zu können, wer sich wann im System angemeldet hat.
• CSI, MARC und RSC sind abgeschirmte und gesicherte Abteilungen.
• Physische Sicherheitsmaßnahmen für die Kameraausrüstung.
• Das Gebäude wird u. a. durch eine Zugangskontrolle geschützt.

9. Rechte der betroffenen Person

9.1 Bei Vorfällen oder Diebstählen, an denen andere Personen oder Täter beteiligt sind, können Bilder auf Anfrage per E-Mail an remote.surveillance@basic-fit.de gesichert werden. Folglich kann nur die Polizei, eine Versicherungsgesellschaft oder eine andere zuständige Behörde diese Bilder von uns über eine offizielle Anfrage erhalten. Wir stellen unseren Mitgliedern keine Bilder von möglichen Tätern zur Verfügung.
9.2  Betroffene Personen haben das Recht, ihre Daten einzusehen, zu berichtigen oder zu löschen und können dazu einen Antrag an folgende E-Mail-Adresse senden: privacy@basic-fit.com. Dies betrifft nur Bilder der betroffenen Person selbst und darf keine anderen Personen einbeziehen. 
9.3 Es ist zudem möglich, eine Beschwerde oder einen Einspruch gegen diese Richtlinie und die von Basic-Fit durchgeführte Kameraüberwachung einzureichen. In diesen Fällen können sich die betroffenen Personen per E-Mail direkt an den Datenschutzbeauftragten von Basic-Fit wenden: 
privacy@basic-fit.com
9.4 Wenn eine betroffene Person mit der Bearbeitung einer Anfrage nicht zufrieden ist, kann sie bei folgender Stelle eine Beschwerde einreichen:
Für die Niederlande: die Autoriteit Persoonsgegevens per E-Mail an: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl 
Für Belgien: die Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorite de protection des donnees per E-Mail an: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be / www.autoriteprotectiondonnees.be 
For Luxemburg: die Commission Nationale pour la protection des donnees per E-Mail an: www.cnpd.public.lu
Für Frankreich: die Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés per E-Mail an: www.cnil.fr
Für Spanien: die Agencia Espanola proteccion datos per E-Mail an: www.aepd.es 
Für Deutschland: Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit www.bfdi.bund.de

10. Übertragung

10.1  Kamerabilder werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, eine zuständige Behörde hat einen entsprechenden Rechtsanspruch erhoben oder eine andere gesetzliche Regelung verpflichtet Basic-Fit dazu. Solche Anträge werden vom RSC nur in Übereinstimmung mit deren festgelegten Verfahren bearbeitet.
10.2  Basic-Fit schließt vertragliche Vereinbarungen mit Parteien ab, die Dienstleistungen für Basic-Fit erbringen und möglicherweise Kamerabilder einsehen können, um die Einhaltung der Allgemeinen Datenschutz-Grundverordnung und dieser Kameraüberwachungsrichtlinie sicherzustellen. Dabei wird immer strenge Vertraulichkeit vereinbart.