DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ

La présente constitue la déclaration de confidentialité de Basic-Fit et de tous ses clubs et filiales aux Pays-Bas, en Belgique, au Luxembourg, en France, en Espagne et en Allemagne.

Responsable du traitement des données à caractère personnel :
Notre siège social -Basic-Fit International BV
Wegalaan 60
2132 JC Hoofddorp
Pays-Bas
Immatriculé au Registre du Commerce néerlandais sous le numéro de la Chambre de Commerce 34314877.

Nous commencerons cette déclaration par un aperçu de vos coordonnées afin d’exercer vos droits en matière de confidentialité. Ceci est suivi d’une explication détaillée des catégories de données à caractère personnel que nous traitons et pourquoi et comment nous le faisons.

1.  Coordonnées

2. Catégories de données à caractère personnel

2.1 Données d’abonnement
En devenant membre de Basic-Fit , vous conclurez un contrat d’abonnement . Pour vous proposer nos services de remise en forme, nous devons traiter certaines données personnelles que vous nous fournissez pendant le processus d’abonnement. Il s’agit de votre nom, votre adresse personnelle, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail, votre numéro de compte bancaire, votre sexe et votre date de naissance. Nous vous fournirons votre numéro d’abonnement et votre numéro de passe Basic-Fit.

Lors de votre abonnement , nous enregistrons vos visites (enregistrement d’entrée au tourniquet), vos paiements, votre club favori, votre type d’abonnement et le nombre d’options choisies comme par exemple un Yanga. Nous enregistrons également notre communication auprès de vous si vous nous contactez pour des questions ou des problèmes en lien avec votre abonnement .

2.2 Mon Basic-Fit
Basic-Fit offre à ses membres un environnement en ligne dans lequel vous avez accès à vos propres données personnelles et informations d’abonnement en vous connectant avec votre mot de passe. Les données dans Mon Basic-Fit montrent les données telles qu’ enregistrées dans notre système de gestion des abonnements. Vous pouvez vous connecter via le site internet Basic-Fit ou via l'application Basic-Fit. Vous pouvez également ajuster certaines données ou certains paramètres vous-même à tout moment.

2.3 Inviter ou inviter un(e) ami(e)
Lorsque tu es un membre Premium, tu peux amener un(e) ami(e) au club. Le membre principal est responsable de l'inscription d'un(e) ami(e) dans son compte My Basic-Fit. L'ami(e) recevra alors un QR-code d'accès, qui est personnel et non transférable à d'autres personnes. Nous demanderons également l'adresse électronique de ton ami(e), afin de pouvoir lui envoyer des informations importantes sur les aspects de sécurité et le règlement intérieur avant sa visite. Les ami(e)s peuvent eux-mêmes se désabonner à partir de nos courriels. Lorsque l'ami(e) souhaite que ses données soient supprimées, il/elle doit en faire la demande auprès du membre principal. Le membre principal doit alors supprimer l'ami(e) de la liste d'amis de son compte My Basic-Fit. Pour les autres abonnements que le Premium, il n’est possible de recommander un ami à Basic-Fit qu'en lui envoyant un lien d'invitation. Le lien redirigera l'ami(e) vers le site web de Basic-Fit pour pouvoir s'abonner à un daypass ou à un abonnement.

2.4 Application Basic-Fit
Notre application est destinée à soutenir nos membres dans leur parcours de fitness, à leur offrir un outil en libre-service pour gérer leur abonnement et les informer de nos clubs, services et produits. La plupart des données visibles dans l’application affichent les données de votre compte Mon Basic-Fit. Après avoir activé un compte, vous pouvez personnaliser l’application autant que vous le souhaitez, en fonction de vos propres objectifs et centres d’intérêt. Si vous ne souhaitez pas personnaliser l’application, vous pouvez simplement ignorer ces questions. Nous pouvons distinguer les catégories de données personnelles suivantes dans notre application :

1. Les données pour créer un compte et utiliser l’application
Si vous êtes membre de Basic-Fit, vous pouvez facilement installer et vous connecter à l’application en fournissant vos identifiants d’abonnement Mon Basic-Fit. Vos données d’abonnement , normalement visibles dans Mon Basic-Fit, seront automatiquement visibles sur votre application.
2.  Des données pour atteindre vos objectifs sportifs et personnaliser votre application
Notre application peut vous aider à atteindre vos objectifs sportifs si vous le souhaites. Par conséquent, vous pouvez ajouter des informations telles que votre taille, votre poids, vos objectifs, vos buts, vos centres d’intérêt, vos préférences sportives et vos entraînements programmés et terminés. Votre IMC sera calculé automatiquement. Vous pouvez également utiliser l’Analyseur corporel (Balance Intelligente) dans le club et les résultats deviennent automatiquement visibles dans l’application.
3.  Connecte-toi avec votre application de santé
Vous pouvez connecter votre application de santé à notre application Basic-Fit pour optimiser vos objectifs sportifs. Pour récupérer des informations depuis votre application de santé, nous avons besoin de votre permission à l’avance. Les données de votre application de santé ne seront visibles que sur votre propre appareil. Basic-Fit n’utilisera pas et ne conservera pas ces données sur ses propres systèmes.
4.  Autres option supplémentaires
L'application te propose de télécharger une photo de profil, que tu peux supprimer ou modifier à tout moment; cette photo est également visible par tes ami(e)s et ton coach personnel en ligne. Il propose également un tableau de bord de coaching personnel, des leçons virtuelles, des recommandations de produits/ nutrition sportive, des conseils alimentaires et des recettes. Nous proposons également l’option « Localisateur de club » où vous pouvez donner l’autorisation d’utiliser vos données de géolocalisation. Basic-Fit ne stocke pas les données de localisation.
5.  Données analytiques
Nous analysons l’utilisation de l’application pour améliorer sa fonctionnalité et sa sécurité, ainsi qu’à des fins de personnalisation et de marketing. Nous analysons à l’aide d’un identifiant unique, uniquement interprétable pour Basic-Fit , et n’utilisons aucune donnée d’utilisateur ou d’appareil à cette fin. Basic-Fit utilise l’analytique Google et conclut un contrat de traitement des données avec Google à cet égard. Google utilise à des fins d’identification des données d’appareil comme par exemple le numéro IMEI.
6.  Sécurité de l’application
Les données de l’application et les données personnalisées de l’Analyseur corporel sont conservées sous forme pseudonymisée dans une base de données sécurisée distincte. Cette base de données elle-même ne contient pas de données pouvant être reliées à un individu. Ces données ne sont pas stockées dans notre système de gestion des membres et sont uniquement visibles par l’utilisateur de l’application lui-même sur son propre appareil. L’ensemble du trafic de données concernant l’application est sécurisé par des techniques de chiffrement.

2.5 Coaching en ligne
Les utilisateurs de l’application peuvent utiliser l’option d’un programme de coaching personnel en ligne de 12 semaines. Vous pouvez choisir un coach personnel, qui vous guiderez pendant 12 semaines pour atteindre vos objectifs sportifs. Cette fonctionnalité ne fonctionne pas encore dans tous les pays. Une fonction de discussion est disponible pour le coaching. Ces discussions sont uniquement destinées à la période de coaching en ligne et ne serviront pas à d’autres fins. Les messages de discussion seront supprimés 2 mois après la fin de la période de coaching. Ce n'est qu'en cas de réclamation concernant la période de coaching que les discussions. peuvent être conservées un peu plus longtemps, c’est-à-dire jusqu’à 2 mois après le traitement de la réclamation.

2.6 Pass ou QR code pour l’accès
Nous offrons la possibilité d’accorder l’accès avec un pass physique ou un QR code sur votre propre appareil. Avec le pass ou le QR code, vous pouvez également utiliser notre Analyseur corporel, les terminaux kiosque, les fauteuils massant et la machine Yanga. Afin de garantir le bon fonctionnement du QR code, de le sécuriser et d’éviter toute fraude (un QR code est personnel et n’est pas transférable à quelqu’un d’autre), nous traitons votre identifiant d’appareil. Un ID d’appareil est une chaîne de chiffres et de lettres qui identifie de manière unique un appareil mobile.

2.7 Analyseur corporel
Dans tous nos clubs, on trouve l’Analyseur corporel. Il s’agit d’une balance intelligente spéciale qui mesure plusieurs paramètres: le poids corporel et la composition corporelle, comme par exemple la masse graisseuse, la masse musculaire, la masse osseuse et l’eau corporelle. Tu dois d’abord scanner votre badge ou votre QR code pour activer l’Analyseur corporel. Les résultats s’affichent automatiquement sur l’écran Analyseur corporel. Si tu as installé l’application Basic-Fit, elle sera automatiquement incluse dans votre profil d’application. Les données de l’Analyseur corporel sont stockées dans une base de données séparée, sécurisée et pseudonymisée. Cette base de données elle-même ne contient pas de données pouvant être reliées à un individu. Basic-Fit ne conserve pas ces informations dans son système de gestion des membre.

2.8 Marketing, ventes et communication
Pendant le processus d’abonnement, vous pouvez choisir vos paramètres marketing. Au cours de votre abonnement à Basic-Fit , vous pouvez ajuster vos paramètres à tout moment via Mon Basic-Fit, l’application Basic-Fit ou le lien de désinscription proposé dans notre communication. En fonction de vos choix et de vos paramètres, Basic-Fit vous enverra des e-mails, des SMS ou des notifications sur votre application.

En ce qui concerne les renseignements nécessaires concernant l’abonnement, le club de référence, les prix, etc., nous ne communiquons pas sur la base du consentement, mais sur la base de la bonne exécution du contrat avec nos membres et de l’importance des informations concernant certaines questions.

À des fins de marketing et de communication, Basic-Fit utilise les données personnelles pour sélectionner le groupe cible correct, comme par exemple le club de référence, le pays, la région, etc. Basic-Fit ne s’engage pas dans le profilage qui mène à une prise de décision automatisée.

2.9 Enquêtes
Parfois, nous contactons nos membres pour participer à une enquête afin d’améliorer nos services. Cette procédure est toujours volontaire et ne s’effectue qu’avec l’accord du membre. Nous indiquons également clairement à l’avance s’il s’agit d’une enquête anonyme ou non.

2.10 Protection des caméras
Nous avons des caméras dans et autour de nos clubs, mais nous utilisons les images à des fins de sécurité limitées. Nous sommes conscients que la protection des caméras affecte également la vie privée de nos membres et employés, c’est pourquoi nous surveillons avec le plus grand soin. Par exemple, aucune protection par caméra n’a lieu dans les vestiaires ou les installations sanitaires. La surveillance via les caméras a lieu uniquement de manière réactive à des fins de vérification des alarmes. Pour en savoir plus sur le fonctionnement de notre système de sécurité avec caméra, consulte notre règlement de protection avec caméras sur notre site Web.

2.11 Escroquerie d’accès - Le talonnage
Basic-Fit a inclus dans ses conditions générales qu’il n’est pas autorisé d’accorder à une autre personne l’accès au club en le laissant passer avec vous dans le tourniquet. Une amende (la valeur d’un day pass + frais administratifs supplémentaires) sera facturée. Lorsque la fraude sur l’accès se produit à plusieurs reprises, l’abonnement peut être résiliée. Les caméras spéciales, placées dans les tourniquets, comptent le nombre de personnes passant dans le tourniquet en même temps. Dans le cas où elle compte plus d’une personne, les images sont toujours vérifiées par un employé autorisé pour déterminer si une fraude sur l’accès a eu lieu. Le membre (propriétaire de la carte d’abonnement ) reçoit un e-mail de notre part avec la demande de paiement de l’amende. Vous avez toujours le droit de demander l’accès à la photo concernée, mais vous avez la responsabilité de prendre en compte la vie privée de l’autre personne visible sur la photo. Cela signifie que vous ne devez jamais partager cette photo avec d’autres personnes, sauf si vous avez demandé la permission. Sur demande, la photo peut également être envoyée de manière anonyme (visages floutés). La photo sera automatiquement supprimée après 28 jours.

2.12 Mises en garde officielles ou interdictions de club
Lorsque les membres ne respectent pas le règlement intérieur, causent des nuisances, ne se comportent pas correctement ou mettent nos employés ou d’autres membres en danger, nous pouvons envoyer au membre un avertissement officiel ou une interdiction de club. L’employé de service du club indique l’heure, le lieu et les détails de l’incident. Notre service client évalue ce rapport et vérifie si des recherches supplémentaires sont nécessaires. Par exemple, vérifier les images de la caméra ou entendre les personnes présentes. Un avertissement ou une interdiction de club sera envoyé(e) au membre et le cas sera enregistré dans notre système de membre. Dans le cas où le membre serait bani du club, son nom, son adresse électronique, son numéro de téléphone et son IBAN seront inclus dans une liste interne afin d'empêcher le membre de se réinscrire à My Basic-Fit pendant une période de 2 ans suivant la fin de son abonnement pour expulsion.

2.13 Problèmes de paiement
Lorsqu’un membre ne règle pas les frais d’abonnement, les rappels de paiement sont initialement envoyés par e-mail. S’il n’y a pas de réponse, un rappel se fera par SMS sur le numéro de téléphone spécifié par le membre. S’il n’y a toujours pas de rectification ou de paiement, le cas sera transféré à l’agence de recouvrement. À ce moment-là, l’agence de collecte devient le « responsable du traitement des données » des données que nous leur transférons, pour le traitement ultérieur du cas. Les données seront traitées et conservées conformément aux procédures et réglementations pertinentes auxquelles les organismes de collecte sont soumis.

2.14 Réseaux sociaux
Basic-Fit utilise les réseaux sociaux tels que Facebook, Twitter et Instagram avec sa propre page de profil. Grâce à ces canaux, vous pouvez suivre Basic-Fit et répondre à nos communications et flux d’informations. La politique de confidentialité de la plateforme concernée s’applique à cela.
Vous pouvez également nous contacter via notre service de messages privés pour toute question ou tout problème concernant votre abonnement après vous être identifié comme faisant partie de nos membres. Ces messages privés seront traités par notre service client ou nos experts en marketing via notre propre système de membre. Cela signifie que nous centralisons toutes nos communications via différents canaux dans notre système de membre. Les informations concernant votre abonnement ne seront communiquées que par l’option de messagerie privée et jamais la messagerie publique.

2.15 Analyse et recherche (de marché)
Basic-Fit n’utilise que des données agrégées anonymisées en ce qui concerne les analyses statistiques, les rapports de gestion et les fins de la recherche de marché.
Nous pouvons sélectionner certains groupes cibles pour le contenu marketing en nous basant sur des données telles que le pays, la région, le club favori et le type d’abonnement. Nous souhaitons que les membres ne reçoivent que le contenu qui leur correspond.

2.16 Appels à l’interphone
L’interphone est destiné à n’être utilisé qu’en cas d’urgence ou d’incident dans le club. Un appel par l’interphone avec notre équipe d’interphone 24  /7 peut être enregistré à des fins de formation. Il sera conservé pendant un mois au maximum et vous serez informé(e) en amont par un message que l’appel sera enregistré. Lorsque vous  appelez notre interphone, notre agent d’interphone peut vous voir sur la caméra via une connexion en direct. Cela permet de montrer votre carte d’identification, ou en cas d’urgence, l’agent d’intercom peut surveiller votre environnement direct pour votre sécurité. Vous avez le droit de couvrir l’appareil photo avec votre main si vous ne voulez pas être visible par l’agent d’interphone.

2.17 Site Web et cookies
Vous pouvez lire sur les types de cookies utilisés par Basic-Fit pour ses sites Web dans la déclaration sur les cookies de Basic-Fit de notre site Web. Dans la bannière du cookie qui apparaît lorsque vous ouvrez notre site Web, vous pouvez choisir vos propres paramètres. Seuls les cookies fonctionnels nécessaires font l’objet d’une adhésion par défaut.

2.18 Annonceurs
Basic-Fit offre aux entreprises la possibilité de faire de la publicité via des écrans numériques dans nos clubs. Dans ce cas, nous traitons le nom et les coordonnées du point de contact de l'entreprise concernée. Cela concerne uniquement les données personnelles professionnelles et non les données privées. Les données de ces points de contact ne seront utilisées à aucune autre fin.

2.19 Entraîneurs personnels
Nos entraîneurs personnels sont des professionnels qui travaillent en freelance et que nous engageons souvent par le biais de l’intermédiaire Head Trainer, avec lequel nous concluons un contrat de service. Occasionnellement, nous concluons des contrats de service directement avec des entraîneurs personnels indépendants. Le Head Trainer (ou l'entraîneur personnel indépendant) est ammené à saisir certaines données personnelles via notre portail des partenaires, notamment nom, photo, ou encore pour quel(s) club(s) ils travaillent et le niveau de connaissances/expérience. Ces données sont publiées sur notre site web et sur l'application, afin que nos membres puissent choisir un entraîneur personnel en fonction de leurs objectifs de remise en forme. Dans la plupart des pays européens, nous sommes également tenus de fournir des informations sur les diplômes et les certifications de nos entraîneurs personnels. En outre, Basic-Fit enregistre les entraîneurs personnels dans le système de gestion des accès afin de leur délivrer une carte d'accès ou un QR code. Lorsque le contrat de service est résilié, les données de l'entraîneur personnel ne sont plus accessibles. Les données seront désactivées et blindées dans notre système, et automatiquement supprimées au bout de deux ans. Concernant les droits d'accès, de rectification et de suppression de ces données personnelles, nous renvoyons les entraîneurs personnels à leur Head Trainer, car ils sont responsables de la mise à jour de ces données.

2.20 Instructeurs de cours collectifs
Nos instructeurs de cours collectifs travaillent en freelance par l'intermédiaire d'une agence, en indépendants ou employés directement par Basic-Fit. Selon la situation, ils peuvent exercer leurs droits à la vie privée auprès de l'agence pour laquelle ils travaillent ou via le service des ressources humaines de Basic-Fit. Les périodes de rétention des données dépendent des réglementations nationales en matière de droit du travail et de droit fiscal concernées. Elles varient généralement entre 2 et 5 ans après la fin du contrat. En outre, Basic-Fit enregistre les instructeurs de cours collectifs dans le système de gestion des accès afin de délivrer un titre d'accès ou un QR code (la durée de rétention pour ces données spécifiques est de 2 ans après la fin du contrat).

3. Quelles sont nos bases juridiques et les finalités du traitement ?

Nous ne pouvons traiter vos données personnelles que s’il existe une base juridique pour ces données, conformément à l’article 6 du RGPD. Nous nous appuyons sur les principes suivants :

Données nécessaires concernant le contrat d’abonnement et les services que nous offrons. La base juridique concerne l’article 6 (1) (b) du RGPD ; « le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat ».

• Des données supplémentaires, comme votre taille, votre poids, votre IMC, vos objectifs de fitness, vos centres d’intérêt, ont pour seul objectif de créer un profil de fitness vous concernant afin de vous offrir un contenu personnalisé et de vous aider dans votre parcours de fitness personnel. Ce traitement est basé sur l’article 6(1)(a) du RGPD : « la personne concernée a donné son consentement au traitement». Cela signifie que vous pouvez facilement ignorer ces questions lors de l’installation de l’application Basic-Fit ou supprimer ces données toi-même.
• Lorsqu’il s’agit de nos activités de marketing et de vente pour nos propres produits et services, la base juridique concerne l’article 6(1)(f) du RGPD :« aux fins des intérêts légitimes du responsable du traitement». Nous offrons toujours le droit de s’opposer à cela en donnant la possibilité de vous désabonner pendant le processus d’abonnement ou à tout moment via Mon Basic-Fit, l’application Basic-Fit et les liens de désinscription dans nos communications. 
• En ce qui concerne nos activités de marketing et de vente liées à nos partenaires et tiers, la base juridique concerne l’article 6(1)(a) du RGPD :« la personne concernée a donné son consentement au traitement ». Ces paramètres sont facultatifs par défaut, et vous pouvez les activer toi-même lors de votre abonnement, via Mon Basic-Fit ou l’application Basic-Fit.

4. Comment protégeons-nous vos données ?

Basic-Fit prend les mesures appropriées pour protéger les données personnelles contre la perte, l’accès ou la modification non autorisés, ou toute autre forme de traitement illégal. Nous le faisons par le biais de mesures physiques, techniques et organisationnelles. Les mesures varient selon le système ou la collecte de données, en fonction des risques spécifiques. Par exemple, le transfert de données entre le site Web, Mon Basic-Fit et l’application Basic-Fit est crypté. En ce qui concerne les mesures organisationnelles, nous disposons d’un système de gestion de la sécurité de l’information, d’un cadre de contrôle interne et d’un programme de conformité au RGPD. Nous effectuons également régulièrement des évaluations des risques, des tests de sécurité, des tests avec stylo et des audits.

5. Conservation des données

Après la résiliation de votre abonnement, nous supprimerons automatiquement toutes vos données personnelles et votre abonnement après 2 ans. Vous pouvez accéder à Mon Basic-Fit jusqu’à 1 an après la cessation de votre abonnement. Les données de votre application seront supprimées automatiquement après 2 mois suivant la résiliation de votre abonnement et la suppression de l’application sur votre appareil. Les données relatives au paiement des abonnement sont conservées plus longtemps en fonction de la législation fiscale nationale. Ces données sont conservées sous forme pseudonymisée et ne peuvent être utilisées à aucune autre fin.

6. Tiers ou transfert en dehors de l’UE

Lorsque Basic-Fit externalise le traitement à un sous-traitant, les normes de sécurité et de confidentialité sont toujours évaluées et un contrat de protection des données est conclu. Les données des membre ne sont pas traitées ou stockées en dehors de l’UE et ne se vendent jamais à des tiers. À l’exception de l’utilisation de Google Analytics, qui est établie aux États-Unis, nous utilisons les paramètres de confidentialité de Google Analytics et concluons les « Clauses contractuelles types » nécessaires fournies par la Commission européenne.

7.  Plaintes – Autorités de protection des données

Si vous avez une réclamation concernant votre vie privée, vous devez d’abord contacter le délégué à la protection des données de Basic-Fit (voir les coordonnées par.1). Si vous pensez que votre réclamation n’est pas traitée correctement, vous pouvez également déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle pour la protection des données dans votre pays. Notre principal superviseur est établi aux Pays-Bas, car notre siège social est également établi aux Pays-Bas et notre traitement des données s’y déroule principalement. Vous trouverez ici un aperçu de toutes les autorités de protection des données compétentes.