Reglement cameratoezicht Basic-Fit
Inleiding
Voor Basic-Fit staan kwaliteit, gezondheid en veiligheid hoog in het vaandel. Onze leden en medewerkers moeten zich prettig en veilig voelen in hun sportclubs. Om dit zoveel mogelijk te kunnen waarborgen, wordt in onze sportclubs, gebouwen en terreinen cameratoezicht gehouden. Bijvoorbeeld wanneer één van onze leden onwel wordt of wanneer er sprake is van gevaar zoals agressie, kan door onze (NEN en ISO gecertificeerde) bedrijfsalarmcentrale (BAC), direct een hulpdienst worden ingeschakeld. Wij realiseren ons heel goed dat cameratoezicht ook inbreuk maakt op de privacy van onze leden en medewerkers en wij gaan hier dan ook uiterst zorgvuldig mee om. Geen cameratoezicht vindt bijvoorbeeld plaats in kleedkamers en sanitaire voorzieningen en er wordt er met name reactief gemonitord. Dat betekent dat beelden pas worden bekeken nadat er een melding van een incident is ontvangen. In dit Reglement cameratoezicht zijn regels en uitgangspunten vastgesteld die de privacy van onze leden en medewerkers zoveel mogelijk moeten waarborgen en waarin wij transparantie willen bieden over onze werkwijze. Basic-Fit streeft naar een zo integer, transparant en proportioneel mogelijke inzet van het cameratoezicht. Goed om te weten is dat de club beschikt over intercomsystemen, portable paniekknoppen, brandknoppen, camera’s en nooddeuren.1. Begrippen
a) Algemene ruimte: ruimtes voor algemeen gebruik zoals pantry’s, keukens of verkeersruimten.b) MARC: Monitoring and Alarm Receiving Center, de gecertificeerde bedrijfsalarmcentrale (BAC) van Basic Fit.
c) Betrokkenen: personen die zichtbaar zijn op de camerabeelden.
d) Incident: een ongewenst voorval zoals diefstal, geweld, agressie, vandalisme, toegangsfraude, het plegen van overige strafbare feiten of acute (medische) noodgevallen of vermoedens daarvan.
e) CSI: het Customer Service Intercomteam, een toegewijd team die de intercoms beantwoorden en als eerste aanspreekpunt fungeren bij incidenten.
f) Onbevoegden: personen die niet gerechtigd zijn de ruimte te betreden of kwaadgezind zijn.
g) RSC: Het Remote Surveillance Center verzorgt de afwikkeling en het onderzoek rond incidenten.
h) Toegangsfraude: toegang door een persoon die geen lidmaatschap bij Basic-Fit heeft.
2. Doel en reikwijdte van het cameratoezicht
2.1 Dit reglement is van toepassing op Basic Fit International B.V. (vestigingsplaats Wegalaan 30, 2132 JC te Hoofddorp) en alle aan haar gelieerde rechtspersonen in Nederland, België, Luxemburg, Frankrijk en Spanje.2.2 Basic-Fit maakt gebruik van cameratoezicht ten behoeve van de volgende doelstellingen:
a) De bescherming van haar leden en medewerkers in geval van gevaar door bijvoorbeeld overlast, agressie, geweld of overige strafbare feiten.
b) Ter bescherming van de gezondheid van haar leden en medewerkers in geval er sprake is van een medische noodzaak.
c) Het voorkomen van toegang door onbevoegden.
d) Ter preventie of onderzoek bij schade of diefstal van goederen van Basic Fit, haar leden of medewerkers.
2.3 Het cameratoezicht door Basic Fit beperkt zich tot:
a) Toezicht in de aan Basic Fit gelieerde sportclubs en overige gebouwen van Basic Fit en aan haar gelieerde ondernemingen.
b) Toezicht op de terreinen van de aan Basic Fit gelieerde sportclubs en overige gebouwen van Basic-Fit en aan haar gelieerde ondernemingen, met uitzondering van de vestigingen in Frankrijk.
3. Voorwaarden en waarborgen ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer
3.1 Cameratoezicht vindt slechts plaats:a) op plaatsen die de privacy van onze leden en werknemers zo veel mogelijk respecteren. Geen cameratoezicht vindt in ieder geval plaats in kleedkamers, sanitaire voorzieningen, individuele kantoren of andere plaatsen waar medewerkers en bezoekers van de sportclubs een hoge mate van privacy mogen verwachten;
b) op een wijze die voorkomt dat er onnodig of disproportioneel veel gemonitord wordt;
c) op transparante wijze, wat betekent dat heimelijk cameratoezicht of het gebruik van verborgen camera’s niet wordt toegepast;
d) alleen in een Algemene ruimte wanneer dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld wanneer zich daarin tevens een patchkast, kostbare goederen of voorraden bevinden. De betreffende camera wordt daarbij slechts gericht op het te bewaken object en het bereik wordt strikt beperkt, zodat de privacy van de gebruikers van de Algemene ruimte zoveel mogelijk wordt gerespecteerd.
3.2 Het cameratoezicht heeft nooit tot doel medewerkers van Basic Fit te controleren bij de uitvoering van hun werkzaamheden en taken. Bij het cameratoezicht en het gebruik van beeldmateriaal wordt de privacy van onze medewerkers zoveel mogelijk gerespecteerd. Alleen wanneer een medewerker betrokken blijkt bij overtredingen, zoals bedoeld in artikel 2.2 van dit Reglement, kunnen beelden worden bekeken door de Human Resources afdeling van Basic Fit en worden diens procedures gevolgd.
3.3 In beginsel wordt alleen reactief gemonitord, tenzij er sprake is van zwaarwegende en bijzondere omstandigheden die actief monitoren rechtvaardigen. Deze omstandigheden moeten direct tot doel hebben de belangen te beschermen zoals die zijn beschreven in artikel 2.2 van dit Reglement en mogen alleen voortduren zolang deze omstandigheden van kracht zijn. 3.4 De bediening van het systeem en het bekijken van de beelden is alleen voorbehouden tot een beperkte groep daartoe geautoriseerde en opgeleide medewerkers;
3.5 Het cameratoezicht om gebouwen en op terreinen van Basic Fit en aan haar gelieerde ondernemingen, moet zich zoveel mogelijk beperken tot de grenzen van het betreffende terrein, gebouw of goed en de openbare ruimte zoveel mogelijk respecteren.
4. Plaatsen, aard en doel cameratoezicht
4.1 Binnen de sportclubs zijn de volgende soorten camera’s geplaatst:a) Entree Buiten- en binnencamera gericht op de entree en het entreeportaal ten behoeve van het voorkomen van toegangsfraude of toegang door onbevoegden.
b) Tourniquets Confrontatiemonitor bij binnenkomst boven bij tourniquets ten behoeve van toegangsfraude of toegang door onbevoegden.
c) Sportruimtes Reactieve monitoring door middel van intelligente camera’s, die specifieke geluids- en bewegingspatronen kunnen detecteren die verband houden met agressie of onwel worden en het MARC vervolgens automatisch alarmeren.
d) GX-ruimtes voor (virtuele) groepslessen Daarbij wordt een camera gebruikt ten behoeve van anonieme telling (camera is uitgerust met automatische blurring technologie) en een reactieve camera die het onwel worden van een persoon kan detecteren.
e) Patchkast ruimte Ter bewaking van de servers.
f) Intercomcamera Ten behoeve van live contact tussen de Customer Service Intercom team en leden of medewerkers met het doel hen op afstand te kunnen assisteren of incidenten te kunnen melden. De camera kan tevens worden ingezet voor monitoring indien noodzakelijk en wanneer aan de voorwaarden en waarborgen van artikel 2 en 3 kan worden voldaan.
g) Om het gebouw en binnen het eigen parkeerterrein, met uitzondering van de Basic-Fit vestigingen in Frankrijk. Ter preventie van diefstal, inbraak, vandalisme of schade.
4.2 Overige (kantoor)gebouwen en plaatsen van Basic-Fit.
a) Entree van kantoorpanden en overige gebouwen. Buiten- en binnencamera gericht op de entree en binnen in het entreeportaal ten behoeve van voorkoming van toegang door onbevoegden.
b) Verkeersruimten Ter preventie van onbevoegde toegang en inbraak.
c) Om het gebouw en binnen het eigen parkeerterrein, met uitzondering van de Basic-Fit vestigingen in Frankrijk. Ter preventie van diefstal, inbraak of schade.
5. Verantwoordelijkheden bij uitvoering van het cameratoezicht
5.1 De uitvoering van het cameratoezicht vindt plaats bij het Monitoring Alarm Receiving Center (MARC) van Basic-Fit. Daarnaast kunnen beeldfragmenten worden bekeken ten behoeve van het onderzoek en de afhandeling van incidenten.5.2 Het gehele proces omtrent het verwerken van camerabeelden wordt onderverdeeld in 5 onderdelen en bijbehorende verantwoordelijken, waarbij de eindverantwoordelijkheid ten alle tijden op het management van Basic-Fit rust.
• Onderdeel 1: systeem, techniek en IT Dit onderdeel en verantwoordelijkheden zijn nader uitgewerkt in een specifiek protocol onder supervisie van de Coördinator Surveillance.
• Onderdeel 2: cameratoezicht, (live) monitoring De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het cameratoezicht ligt bij het MARC. Zij ontvangen meldingen via het camerasysteem wanneer deze is getriggerd of via het CSI-team. Na ontvangst melding wordt op de betreffende camera ingelogd om de situatie ter plekke te monitoren en eventuele hulpdiensten in te schakelen.
• Onderdeel 3: de intercoms De Customer Service Intercomteam (CSI-team) van Basic-Fit is het eerste aanspreekpunt voor leden en medewerkers en ontvangt meldingen van incidenten via de intercom, telefonisch of via een elektronisch bericht. Het CSI heeft live contact via de intercom door middel van beeld en geluid. Het betreft een daartoe toegewijd team onder de verantwoordelijkheid van de teamleider CSI.
• Onderdeel 4: afwikkeling van incidenten Indien een incident om opvolging of nader onderzoek vraagt, wordt dit uitgevoerd door daartoe bevoegde medewerkers van het Remote Surveillance Center (RSC). Alleen indien het noodzakelijk is en wanneer het incident verband houdt met de doelstellingen voor het houden van cameratoezicht zoals omschreven in artikel 2.2 van dit reglement, kunnen beelden worden teruggekeken.
• Onderdeel 5: toezicht op naleving Reglement cameratoezicht Het toezicht op de naleving van dit Reglement cameratoezicht, aanverwante protocollen en procedures wordt uitgevoerd door de Data Protection Officer, Security officer en Compliance officer van Basic Fit. Met betrekking tot het MARC worden zij daarbij ondersteunt door de privacy coördinator van het MARC.
6. Bewaartermijn van beelden
6.1 De lokale opslag van beelden binnen de sportclubs is maximaal 1 maand, waarna deze automatisch worden gewist.6.2 Geluids- of bewegingsfragmenten die de smartcamera’s activeren om het MARC te alarmeren, dienen ook slechts daarvoor en kunnen niet verder verwerkt of beluisterd worden.
6.3 Het MARC kan naar aanleiding van meldingen en indien noodzakelijk specifieke beeldfragmenten veiligstellen en op een beveiligde opslagplaats bewaren. De bewaartermijnen zijn per incident categorie vastgesteld.
6.4 Het CSI bewaart de beeld- en geluidsopnamen van de intercom maximaal 1 maand en slechts voor kwaliteits- en trainingsdoeleinden.
6.5 RSC kan naar aanleiding van het onderzoek en de afhandeling van incidenten specifieke beeldfragmenten veiligstellen en op een beveiligde opslagplaats bewaren. De bewaartermijnen zijn per incident categorie vastgesteld.
7. Transparantie
7.1 Basic-Fit is transparant over het gebruik van camera’s en de plaatsen daarvan. Basic Fit hanteert hierbij 1e lijn communicatie, door het gebruik van waarschuwingsbordjes en beknopte informatie in de sportclubs en overige gebouwen en terreinen, en 2e lijn communicatie door middel van openbaarmaking van dit Reglement cameratoezicht.7.2 Van elke sportclub is een plattegrond met de geplaatste camera’s beschikbaar. Betrokkene kan om inzage vragen hierin.
8. Toegang en beveiliging van beelden
8.1 Basic-Fit neemt zoveel mogelijk maatregelen ter beveiliging van opgeslagen camerabeelden, waaronder ten minste:• (Lokale) opslag is encrypted.
• Beveiligde serverruimtes.
• Basic-Fit beperkt de bediening en toegang tot camerabeelden tot een specifiek geautoriseerde groep medewerkers en houdt hiervan een registratie bij.
• De geautoriseerde groep medewerkers zijn adequaat opgeleid, hebben een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) overlegd en een geheimhoudingsverklaring ondertekend.
• Een beveiligd netwerk voor het doorzenden van beelden vanuit de sportclubs of overige locaties.
• Er wordt gelogd door wie en wanneer er wordt ingelogd op het camerasysteem.
• Het CSI, het MARC en het RSC zijn afgeschermde beveiligde afdelingen.
• Fysieke beveiligingsmaatregelen voor de camera apparatuur.
• De bouwkundige schil is beveiligd door onder andere toegangscontrole.
9. Rechten van betrokkenen
9.1 Betrokkenen hebben in beginsel het recht op inzage, correctie en verwijdering van hun gegevens en kunnen een verzoek indienen middels privacy@basic-fit.com.9.2 Tevens staat de mogelijkheid open om een klacht of bezwaar in te dienen tegen het door Basic-Fit gevoerde camerabeleid. Hiervoor kunnen betrokkenen zich rechtstreeks wenden tot de Functionaris gegevensbescherming van Basic-Fit middels privacy@basic-fit.com.
9.3 Indien betrokkene niet tevreden is over de wijze waarop een verzoek of klacht door Basic-Fit wordt behandeld, kan tevens een klacht worden ingediend bij: Voor Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens www.autoriteitpersoonsgegevens.nl Voor België de Gegevensbeschermingsautoriteit www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
10. Doorgifte
10.1 Camerabeelden worden niet met derde partijen gedeeld, behoudens de gevallen waarin een bevoegd overheidsorgaan daartoe een wettige (schriftelijke) vordering uitvaardigt, of wanneer een andere wettelijke regeling Basic-Fit hiertoe verplicht. Dergelijke verzoeken worden slechts door het RSC afgewikkeld conform daartoe vastgestelde procedures.10.2 Met partijen die aan Basic-Fit diensten verlenen en daarbij (mogelijk) camerabeelden kunnen inzien, worden contractuele afspraken gemaakt ter waarborging van de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en dit Reglement cameratoezicht. Daarnaast wordt te allen tijde strikte geheimhouding overeengekomen.