Dit is de privacyverklaring van Basic-Fit en al haar clubs en dochterondernemingen in Nederland, Belgie, Luxemburg, Frankrijk, Spanje en Duisland.
De verwerkingsverantwoordelijke als het gaat om het verwerken van persoonsgegevens is:
Ons hoofdkantoor - Basic-Fit International BV
Wegalaan 60
2132 JC Hoofddorp
The Netherlands
Geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 34314877.
We beginnen in deze verklaring met een overzicht van alle belangrijke contactgegevens ten aanzien van het kunnen uitoefenen van je privacy rechten. Daarna volgt informatie met een gedetailleerde uitleg over de verschillende categorieën van gegevens die wij verwerken en het hoe en waarom.
1. Contact informatie
|
Waarvoor
|
Voor wie |
Waar naar toe |
|
Privacy rechten |
Leden
|
Contact ons via: Wij zullen jouw verzoek binnen uiterlijk 4 weken beantwoorden. |
|
Boete voor toegangsfraude / tailgating |
Leden
|
Inzage vragen in de foto en/of bezwaar maken tegen de boete? Stuur een email naar: |
|
Incidenten/overtreders |
Politie of |
De politie of andere daartoe gemachtigde autoriteiten kunnen zich wenden tot: Voor Nederland: remote.surveillance@basic-fit.nl Voor Duitsland: remote.surveillance@basic-fit.de
Waarschuwing! Op dit e-mailadres worden verzoeken tot beelden van leden niet beantwoord. Leden kunnen geen beeldmateriaal opvragen van mogelijke daders of overtreders. Wanneer je slachtoffer bent van een misdrijf, doe dan eerst aangifte bij de politie. De politie is bevoegd de zaak te onderzoeken en beelden bij ons op te vorderen.
|
|
In het geval van privacy schendingen, AVG gerelateerde onderzoeken, vragen of klachten. |
Gegevens
|
Contact onze Functionaris Gegevensbescherming via privacy@basic-fit.com
|
2. Categorieën van persoonsgegevens
2.1 Lidmaatschapsgegevens
Wanneer je lid wordt bij Basic-Fit, dan ga je een lidmaatschapsovereenkomst aan. Om jou onze fitness services optimaal te kunnen aanbieden, hebben wij een aantal persoonlijke gegevens van jou nodig die jij aan ons verstrekt tijdens het inschrijfproces. Het betreft naam, adres, telefoonnummer, emailadres, bankrekeningnummer, geslacht en geboortedatum. Wij verstrekken jou vervolgens een lidmaatschapsnummer en een toegangspas met nummer.
Tijdens het lidmaatschap registreren wij jouw bezoeken (check-in bij de tourniquet), jouw betalingen, je vaste thuisclub, het type lidmaatschap en eventuele gekozen extra’s zoals Yanga. We registeren ook eventuele communicatie met jou in het geval je onze klantenservice benaderd met vragen of klachten ten aanzien van jouw lidmaatschap.
2.2 My Basic-Fit
Basic-Fit biedt haar leden een online omgeving aan die toegang biedt tot je lidmaatschaps- en persoonsgegevens, doormiddel van het inloggen met een eigen wachtwoord. De gegevens in My Basic-Fit laten alle gegevens zien zoals die bij ons zijn geregistreerd in ons leden managementsysteem. Je kunt My Basic-Fit benaderen via onze website of via de Basic-Fit app. Je kunt een aantal gegevens ook zelf aanpassen wanneer je maar wilt.
2.3 Een vriend uitnodigen of doorverwijzen
Wanneer je in het bezit bent van een Premium lidmaatschap, mag je een vriend (of vriendin) meenemen naar de club. Het oorspronkelijke hoofd lid is daarbij verantwoordelijk voor de registratie van de vriend via zijn of haar My Basic-Fit account. De vriend ontvangt een QR-code voor toegang, die persoonlijk is en niet overdraagbaar aan anderen. We zullen ook vragen om het emailadres van je vriend, zodat we belangrijke informatie over veiligheidsaspecten en huisregels voorafgaand aan het bezoek kunnen delen. Vrienden kunnen zichzelf altijd uitschrijven voor e-mails van Basic-Fit. Wanneer de vriend zijn data wilt laten verwijderen, dient hij of zij het hoofd lid te verzoeken zijn gegevens te verwijderen. Het hoofd lid moet dan de gegevens van de vriend wissen uit zijn My Basic-Fit account. Voor andere lidmaatschappen dan Premium geldt dat je alleen een vriend kunt verwijzen door middel van het sturen van een uitnodigingslink. Deze link stuurt je door naar de website van Basic-Fit, zodat de vriend zelf een dag pas of lidmaatschap kan aanschaffen.
2.4 Basic-Fit App
Onze app heeft tot doel om onze leden te helpen in hun fitness ervaring en sportieve doelen. Het biedt een zelf service tool om het lidmaatschap te kunnen beheren en om onze leden te kunnen informeren over onze clubs, diensten en producten. De meeste data die zichtbaar is in de app, betreft de data uit jouw My Basic-Fit account. Wanneer je een app account hebt aangemaakt, kun je de app naar eigen wensen personaliseren, afhankelijk van jouw fitness doelstellingen en interesses. Wanneer je de app liever niet wilt personaliseren, kun je deze stappen eenvoudig overslaan met de ‘skip’ knop. We kunnen de volgende categorieën van persoonsgegevens onderscheiden in de Basic-Fit app:
1. Gegevens om een app account aan te maken
Wanneer je al lid bent bij Basic-Fit, kun je heel eenvoudig de app installeren en inloggen door je My Basic-Fit inloggegevens in te voeren. Jouw persoonsgegevens en lidmaatschapsgegevens worden dan automatisch zichtbaar in de app.
2. Gegevens ten behoeve van personalisatie en persoonlijke sportdoelen
Onze app kan jou helpen je sportdoelen te bereiken wanneer je dat wilt. Daarvoor kun je persoonlijke informatie toevoegen zoals je lengte, gewicht, doelstellingen, interesses, voorkeuren en geplande of volbrachte workouts. Je BMI wordt automatisch berekend. Je kunt daarvoor tevens de Body Analyzer (Smart Scale) in de club gebruiken en de resultaten worden automatisch in jouw app zichtbaar.
3. Koppel met jouw health app
Je kunt een koppeling maken met een health app wanneer je dat wenst om jou sportdoelen nog meer te optimaliseren. Om gegevens van de health app te kunnen gebruiken, vragen wij daarvoor eerst jouw toestemming. De data van jouw health app is alleen zichtbaar op jouw eigen toestel. Wij verwerken of bewaren deze gegevens niet in onze eigen system.
4. Andere optionele extra’s
De app biedt je de mogelijkheid om een profielfoto te uploaden, die je op elk gewenst moment kunt verwijderen of wijzigen; deze foto is ook zichtbaar voor je vrienden en online personal coach. De app biedt ook de mogelijkheid om gebruik te maken van een ‘personal coaching dashboard’, virtuele lessen, aanbevolen producten en sportvoeding, aanbevolen dieet tips en recepten. We bieden ook de ‘club finder’ aan, waarbij je toestemming dient te geven om jouw locatie data te gebruiken. Basic-Fit slaat deze locatie data niet op.
5. Analytische data
Wij analyseren het gebruik van de app ten behoeve van het verbeteren van de kwaliteit, veiligheid en functionaliteit van de app en voor personalisatie en marketing doeleinden. Dit gebeurt door middel van een uniek identificatienummer, welke alleen te interpreteren is voor Basic-Fit. Wij gebruiken geen andere gebruikers of toestel data voor deze doeleinden. Basic-Fit maakt gebruik van Google analytics en heeft daarvoor een verwerkersovereenkomst gesloten. Toestel data zoals het IMEI-nummer wordt slechts door Google gebruikt voor identificatie doeleinden.
6. App beveiliging
Gepersonaliseerde (health) app data en data afkomstig van de Body Analyzer is opgeslagen in een aparte beveiligde database in gepseudonimiseerde vorm. Deze database bevat geen gegevens die het mogelijk maken de data te kunnen herleiden tot een individu. Deze data is niet opgeslagen in ons leden management system en is alleen te zien voor de app gebruiker zelf op zijn/haar eigen toestel. Al het dataverkeer van en naar de app is beveiligd door middel van encryptie technieken.
2.5 Online coaching
App gebruikers kunnen optioneel gebruik maken van een online coaching programma van 12 weken. Daarbij kun je je eigen coach kiezen die jou voor 12 weken begeleid bij het behalen van jouw sportdoelen. Deze functionaliteit is nog niet beschikbaar in alle landen. De chat functie is beschikbaar voor de coaching. Deze chat berichten zijn slechts bedoeld voor de begeleiding en worden niet voor andere doeleinden gebruikt. De chat berichten worden automatisch verwijderd 2 maanden na afloop van de coaching periode. Alleen wanneer er een klacht wordt ingediend naar aanleiding van de ervaringen met de coaching, kunnen we de chats langer bewaren. Dit zal niet langer zijn dan 2 maanden nadat de klacht is afgehandeld.
2.6 Pasje of QR-code voor toegang
Wij bieden de mogelijkheid om toegang te krijgen tot de club via een fysiek pasje of door middel van een QR-code op je toestel. Met het pasje of met de QR-code kun je ook gebruik maken van de Body Analyzer, de Kiosk zuil, de massage stoel en Yanga machine. Om ervoor te zorgen dat de QR-code goed werkt, om het veilig te maken en om fraude te voorkomen (de QR-code is persoonlijk en niet overdraagbaar) verwerken wij in dit kader jouw toestelnummer (device ID). Een toestelnummer bestaat uit een reeks nummers en letters die uniek is voor het mobiele toestel.
2.7 Body Analyzer
In al onze clubs vind je de Body Analyzer. Het is een speciale weegschaal die verschillende lichamelijke eigenschappen kan meten zoals, gewicht, lengte en lichaamssamenstelling op het gebied van vet, bot, spier en water percentage. Je dient je pasje of QR-code eerst te scannen on de Body Analyzer te activeren. De resultaten worden automatisch zichtbar op het scherm van de Body Analyzer. Wanneer de je Basic-Fit app hebt geïnstalleerd, worden deze gegevens automatisch geüpload in je app profiel. De data vanuit de Body Analyzer is opgeslagen in een aparte beveiligde database in gepseudonimiseerde vorm. De database bevat zelf geen herleidbare persoonsgegevens. Basic-Fit slaat dergelijke informatie ook niet op in haar leden management system.
2.8 Marketing, verkoop en communicatie
Tijdens het inschrijvingsproces bij Basic-Fit, kun jij direct je marketinginstellingen bepalen. Ten tijde van het lidmaatschap, kun jij ieder moment je instellingen aanpassen via My Basic-Fit, de app of via de uitschrijflink die bij alle marketingcommunicatie wordt aangeboden. Op basis van de door jou gekozen instellingen en methoden, stuurt Basic-Fit jouw e-mails,
SMS-jes of notificaties in jouw app.
Wanneer het gaat om noodzakelijke informatie op het gebied van jouw lidmaatschap, thuisclub of onze prijzen, communiceren wij niet op basis van toestemming, maar op basis van de goede uitvoering van de overeenkomst tussen het lid en Basic-Fit.
Voor marketing en communicatie doeleinden, gebruikt Basic-Fit persoonsgegevens om de juiste doelgroep te bepalen. Bijvoorbeeld op basis van gegevens zoals thuisclub, land, regio etc. Basic-Fit gebruikt dergelijke gegevens niet om te profileren of voor geautomatiseerde besluitvorming.
2.9 Enquêtes
Soms benaderen wij onze leden met de vraag of zij deel willen nemen aan een enquête om onze diensten te verbeteren. Dit gebeurt alleen op vrijwillige basis en met de toestemming van de deelnemer. Wij geven vooraf duidelijk aan of het om een anonieme enquête gaat of niet.
2.10 Camera beveiliging
Wij hebben camera’s in en om onze club, maar wij gebruiken deze beelden slechts voor limitatieve bewaking- en veiligheidsdoeleinden. Wij realiseren ons dat camera beveiliging een inbreuk maakt op de privacy van onze leden en medewerkers en daarom gaan wij hier uiterst voorzichtig mee om. Bijvoorbeeld, er zijn geen camera’s geplaats in kleedkamers en sanitaire voorzieningen. Het monitoren via camera’s vindt alleen reactief plaats ten behoeve van alarm verificatie doeleinden. Zie ook ons uitgebreide camera beleid op onze website waarin in de details wordt beschreven hoe ons veiligheidssysteem met de camera’s werkt.
2.11 Toegangsfraude - tailgating
Basic-Fit heeft in de Algemene Voorwaarden beschreven dat het niet is toegestaan om iemand anders toegang te verlenen tot de club, door diegene met jou mee te laten lopen door de draaideur. Hiervoor wordt een boete gerekend (met de waarde van een dagpas en administratie kosten). Wanneer er meerdere malen sprake is van dergelijke toegangsfraude, kan het lidmaatschap worden beëindigd. Bij de draaideuren is een speciaal hiervoor toegeruste telcamera geplaatst. De camera telt hoeveel mensen er tegelijk door de draaideur lopen. Wanneer de camera meer dan een persoon telt, wordt er een signaal afgegeven en wordt deze melding geverifieerd door een daartoe geautoriseerde medewerker. Het betreffende lid (de eigenaar van het pasje en het lidmaatschap) ontvangt een email om de boete te betalen. Je hebt altijd het recht op inzage in het foto moment waarop de toegangsfraude is gedetecteerd, maar je bent daarbij zelf wel verantwoordelijk de privacy van degene die je hebt meegenomen door de draaideur te respecteren. Dat betekent dat je deze foto niet met anderen mag delen zonder voorafgaande toestemming van deze persoon. Op verzoek kunnen wij deze foto ook anonimiseren door de gezichten te blurren. De foto wordt automatisch na afloop van de bezwaartermijn van 28 dagen verwijderd.
2.12 Een officiële waarschuwing of club ontzegging
Wanneer leden onze huisregels overtreden, overlast veroorzaken, zich misdragen of onze leden en medewerkers in gevaar brengen, kunnen wij dit lid een officiële waarschuwing of ontzegging tot de club sturen. De dienstdoende club medewerker rapporteert het incident dat heeft plaatsgevonden. Onze klantenservice beoordeeld of het incident reden geeft tot het sturen van een waarschuwing of ontzegging tot de club en bepaald ook of extra onderzoek nodig is. Bijvoorbeeld, het controleren van camerabeelden of vragen naar getuigen. Een waarschuwing of ontzegging tot de club wordt naar het lid gestuurd en opgeslagen in ons ledensysteem.
2.13 Betalingsproblemen
Wanneer een lid verzuimd de kosten van het lidmaatschap te betalen, worden in eerste instantie betalingsherinneringen gestuurd via email. Wanneer er geen reactie volgt, wordt een betalingsherinnering via SMS verzonden naar het telefoonnummer welke het lid bij ons heeft geregisterd. Bij het uitblijven van betaling, wordt de kwestie overgedragen naar een incassobureau. Op het moment van overdracht van de zaak voor verdere afhandeling, kwalificeert het incassobureau als ‘verwerkingsverantwoordelijke’. De gegevens van het lid worden verwerkt en opgeslagen volgens de relevante regelgeving en procedures die van toepassing zijn op incassobureaus.
2.14 Social media
Basic-Fit is actief of social media zoals Facebook, Twitter en Instagram met een eigen profiel pagina. Door middel van deze kanalen kunnen leden en geïnteresseerden Basic-Fit’s communicaties en nieuwsitems volgen en daarop reageren. Het eigen privacy beleid van het betreffende social media platform is hierop van toepassing. Je kunt op enkele van deze platvormen ook contact met ons opnemen via de privé bericht optie voor bijvoorbeeld vragen of problemen met jouw lidmaatschap. Je moet jezelf wel eerst voldoende kunnen identificeren als lid van Basic-Fit. Deze privé berichten worden beantwoord door onze Klantenservice of marketing experts via ons eigen leden system. Dat betekent dat wij alle communicatie via verschillende kanalen centraliseren in één leden systeem. Informatie over jouw lidmaatschap wordt alleen gecommuniceerd via deze privé chat functie en nooit in een publieke chat.
2.15 Analyses en marketing onderzoek
Basic-Fit gebruikt alleen geanonimiseerde geaggregeerde data voor het doel van statistische analyses, managementrapporten en markt onderzoeken.
Wij kunnen voor marketing doeleinden specifieke doelgroepen selecteren op basis van bijvoorbeeld land, regio, thuisclub en type lidmaatschap. Daarmee willen wij bereiken dat leden zoveel mogelijk alleen die informatie ontvangen die echt relevant is voor hen.
2.16 Intercom gesprekken
De intercom is bedoeld voor assistentie in het geval van incidenten en nood in de clubs. Een gesprek met ons 24/7 intercom team kan soms worden opgenomen voor trainingsdoeleinden. De opname wordt maximaal 1 maand bewaard en je krijgt vooraf altijd een waarschuwing dat het wordt opgenomen. Wanneer je de intercom activeert, kan onze intercom agent jou zien via een live verbinding met de bijbehorende camera. Dit biedt de intercom agent de mogelijkheid om jou bijvoorbeeld als lid te kunnen identificeren (pasje laten zien) of in geval van nood, jouw directe omgeving in de gaten te kunnen houden voor jou veiligheid. Je bent uiteraard vrij om de camera met je hand af te dekken wanneer jij niet zichtbaar wilt zijn voor de camera.
2.17 Website en cookies
Je kunt in ons aparte cookie statement meer lezen over het soort cookies dat wij inzetten op onze website. Het cookie menu popt op wanneer je de website opent en daarbij kun jij een keuze maken in de instellingen. Alleen noodzakelijke functionele cookies staan standaard ingesteld.
2.18 Adverteerders
Basic-Fit biedt bedrijven de mogelijkheid om te adverteren via de digitale schermen in onze clubs. Wanneer hiervan gebruik wordt gemaakt worden de naam en contactgegevens van de contactpersoon van het betreffende bedrijf geregistreerd. Het betreft hier alleen zakelijke persoonsgegevens en geen prive gegevens. De gegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt.
3. Wat zijn de grondslagen en doelen voor de verwerking van persoonsgegevens?
Wij mogen alleen persoonsgegevens verwerken wanneer er sprake is van een goede wettelijke basis op grond van artikel 6 van de AVG. Wij baseren ons op de volgende grondslagen:
Noodzakelijke gegevens in relatie tot het lidmaatschapscontract en de diensten die wij op basis daarvan leveren. De wettelijke basis daarvoor is gebaseerd op artikel 6, eerste lid, onder b AVG; “verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract”.
• Extra gegevens zoals, jouw lengte, BMI, fitness doelen, gewicht en interesses, hebben slechts tot doel een persoonlijk fitness profiel voor jou te maken, passende relevante content te kunnen aanbieden en jou zo goed mogelijk te helpen te fitness doelen te bereiken. Deze verwerking is gebaseerd op artikel 6, eerste lid, onder a AVG: “de betrokkene heeft toestemming gegevens voor de verwerking”. Dit betekent dat je deze vragen kunt overslaan (‘skip’) bij de installatie van de Basic-Fit app of deze data ten alle tijde zelf weer kunt verwijderen.
• Wanneer het gaat om onze marketing en verkoopactiviteiten ten aanzien van onze eigen producten en diensten is de grondslag gebaseerd op artikel 6, eerste lid, onder f AVG: “ten behoeve van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke”. Wij bieden altijd de mogelijkheid hier eenvoudig bezwaar tegen te maken door middel van een opt-out mogelijkheid tijdens het inschrijvingsproces. Ten tijde van het lidmaatschap kan dat door middel van het wijzigen van de instellingen door in te loggen op My Basic-Fit of de Basic-Fit app of de uitschrijflink te gebruiken in onze communicatie.
• Wanneer het gaat om marketing en verkoopactiviteiten in relatie tot onze partners en derde partijen, baseren wij onze grondslag op artikel 6, eerste lid, onder a AVG: “de betrokkene heeft toestemming gegevens voor de verwerking.” Deze instellingen staan standaard uitgeschakeld en kunnen door het lid zelf worden geactiveerd tijdens het inschrijfproces of tijdens het lidmaatschap via My Basic-Fit of de Basic-Fit app.
4. Hoe beschermen wij jouw persoonsgegevens?
Basic-Fit neemt passende en doelmatige maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, wijziging of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking. Dit doen wij door middel van diverse fysieke, technische en organisatorische maatregelen te nemen. De maatregelen verschillen per verwerking en systeem, afhankelijk van de specifieke risico’s. Bijvoorbeeld, het dataverkeer tussen de website, de My Basic-Fit omgeving en Basic-Fit app is beschermd door middel van versleuteling (encryptie). Wanneer het gaat om organisatorische maatregelen, hebben wij een zogenoemd Information Security Management System, Internal Control Framework en AVG-compliance programma geïmplementeerd. We voeren ook op regelmatige basis risico assessments, security tests, pen tests en audits uit om hierin te blijven verbeteren.
5. Bewaartermijnen
Na beëindiging van het lidmaatschap, verwijderen wij jouw persoonsgegevens automatisch na 2 jaar. Je hebt nog tot een jaar na beëindiging van het lidmaatschap toegang tot jouw gegevens in My Basic-Fit. De data verwerkt op jouw Basic-Fit app (ten aanzien van je persoonlijke fitness profiel) wordt 2 maanden na beëindiging van het lidmaatschap automatisch verwijderd. Betalingsgegevens ten behoeve van het lidmaatschap zijn onderhavig aan wettelijke nationale bewaartermijnen en worden daarom langer bewaard. Deze data wordt in gepseudonimiseerd vorm bewaard en mag niet voor andere doeleinden worden gebruikt.
6. Derde partijen en verwerking buiten de EU
Wanneer Basic-Fit het verwerken van persoonsgegeven uitbesteed aan een verwerker, worden veiligheids- en privacy standaarden altijd voorafgaand getoetst en wordt er altijd een verwerkersovereenkomst gesloten. Data van onze leden wordt niet verwerkt of opgeslagen buiten de Europese Unie en wordt nooit verkocht aan derde partijen.
Dataverkeer buiten de EU is als uitzondering alleen van toepassing op ons gebruik van Google Analytics, welke is gezeteld in de USA. Wij maken alleen gebruik van de privacy vriendelijke instellingen van Google Analytics en zijn met hen de noodzakelijke en zogenaamde ‘Standard Contractual Clauses’ overeengekomen, welke zijn vervaardigd door de Europese Commissie.
7. Klachten en gegevensbeschermings autoriteiten
Wanneer je een klacht hebt in relatie tot jouw privacy, dan dien je eerst een klacht in te dienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van Basic-Fit (zie contact gegevens in paragraaf 1). Wanneer jij van mening bent dat jouw klacht niet naar behoren is afgehandeld, dan kun je een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit in het land waar je woonachtig bent. Voor Basic-Fit is de leidende toezichthouder de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens, omdat ons hoofdkantoor gevestigd is in Nederland en onze verwerking van data met name van daaruit plaatsvindt. Zie hieronder een overzicht van alle gegevensbeschermingsautoriteiten in alle landen waarin Basic-Fit actief is.
|
Land |
Gegevensbeschermingsautoriteit |
|
Nederland |
De Autoriteit Persoonsgegevens
|
|
Belgie |
De Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données
|
|
Frankrijk |
De Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés
|
|
Luxemburg |
De Commission nationale pour la protection des données
|
|
Spanje |
De Agencia Española de Protección de Datos
|
|
Duitsland |
De hoofd autoriteit in Duitsland is de Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Je kunt in Duitsland tevens de regionale gegevensbeschermingsautoriteit benaderen:
|